Modèle pour demande de pièces dossiers paie

le 16 février 2019 dans Non classé | 100 vues

Les demandes doivent être reconnues/remplies en réponse à la nature et au caractère raisonnable de la demande. Dans le cas d`une demande de dossiers ouverts, ces demandes doivent être reconnues/remplies dans un délai de trois (3) jours ouvrables. Pendant cette période, l`institution doit déterminer si les dossiers peuvent être inspectés (ou sont légalement exclus de l`inspection), puis, pendant cette même durée, l`institution doit notifier à la personne qui a fait la demande si (et quand) les dossiers seront Disponible. L`établissement doit fournir un calendrier opportun, même s`il faudra plus de trois jours pour assembler et produire les dossiers. Si les dossiers ne sont pas soumis à divulgation, l`institution doit toujours répondre dans les trois jours ouvrables avec la citation de l`autorité légale exemptant les dossiers. L`institution peut modifier ou compléter une désignation une fois dans les cinq jours de la découverte d`une erreur. Dossiers médicaux les dossiers médicaux sont exemptés de la libération. Établir des lignes directrices et des politiques régissant le maintien et la confidentialité des dossiers des employés des ressources humaines et de la santé. Le maintien de l`i-9s dans un endroit distinct garantira que si vous êtes sélectionné pour un examen du dossier fédéral i-9, les employés du gouvernement n`auront pas accès à d`autres dossiers concernant l`employé ou son emploi avec votre organisation, à l`exception de la i-9 réelle Forme. Ces enquêtes augmentent chaque année, alors assurez-vous que vos employés ont dûment rempli les formulaires I-9 ou vous pouvez être soumis à des amendes et potentiellement prison temps. Les lois fédérales et étatiques peuvent vous obliger à conserver les renseignements sur les employés.

Vous devrez peut-être également conserver certains registres d`employés à des fins commerciales. Chaque employeur peut avoir ses propres pratiques d`entretien de dossiers d`emploi uniques. Les dossiers personnels peuvent être conservés sous forme papier, numérisés ou complétés et maintenus électroniquement. Cette liste de vérification est destinée à auditer un système global d`archivage des employés, et non des composants de fichiers individuels. Frais de service-l`établissement doit fournir 15 minutes de temps libre au personnel pour récupérer les dossiers. Vous pouvez facturer pour le temps après cela. La charge horaire est égale au salaire de l`employé à temps plein le plus bas payé avec la compétence pour répondre à la demande. Registres financiers le salaire et les autres indemnités versées à un employé sont toutefois assujettis aux exigences de la loi en matière de divulgation. Si le gouvernement vous vérifie pour certaines exigences de tenue de registres, et les dossiers sont dans les dossiers du personnel, puis ils obtiennent le dossier entier, à moins que vous sortez les morceaux qu`ils veulent individuellement.

Le dossier de paie contiendra également l`historique des formulaires gouvernementaux tels que le W-2, le W-4 et les documents de retenue de la sécurité sociale remplis par l`employé. Le dossier contiendra également les renseignements sur les avantages du personnel et l`autorisation de retirer les paiements du chèque de paye des employés. Les employés qui ne sont pas d`accord avec les renseignements trouvés dans leurs dossiers ont le droit de déposer une déclaration en désaccord avec le contenu de leur dossier personnel et de déposer un grief conformément à la procédure. Dans tous les autres cas, tous les documents publics (sauf dérogation de la Loi sur les registres ouverts) sont ouverts à l`inspection par le grand public. Les demandes peuvent être écrites ou verbales. L`institution n`est pas tenu de rédiger des résumés des documents, ni de compiler des dossiers dans toute commande demandée qui n`existait pas au moment de la demande. Sur demande, l`institution doit fournir aux employés la possibilité d`inspecter et de vérifier l`exactitude de leur dossier personnel. L`institution doit fournir aux membres intéressés du public l`accès aux documents publics sur demande légale appropriée. Certains États vous permettent de retenir certains types d`informations de l`accès des employés, y compris certains dossiers médicaux et des informations sur d`autres employés.

Si votre état est celui qui ne traite pas le problème, vous pouvez le gérer comme vous le feriez mieux servir l`intérêt de votre entreprise.


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